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Procédure

Direction Communication

Chers collègues,

La direction communication de l'Université Internationale de Rabat a mis en place une procédure de gestion et de traitement des demandes liées à la production graphique que digitale.

La procédure, destinée à l'ensemble des collègues et parties prenantes de l'Université, permettra de répondre au mieux aux différentes demandes d'accompagnement en communication, de standardiser les modes de fonctionnement en vue d’optimiser les actions de communication et de généraliser l’adoption des bonnes pratiques.

Notre Direction

Champs d’action
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Production Graphique
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Digital
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Brand content
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Production Audiovisuelle
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Relations Presse
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Événements de recrutement

DéPARTEMENT

COMMUNICATION

Production graphique

Prise de contact

et identification du besoin

Pour toute demande liée à la production graphique, il convient d'acheminer la demande au département communication via l'adresse suivante:
support.com@uir.ac.ma
Il convient, pour un meilleur traitement de préciser :

  • Type du projet :

    • Événementiel (Conférence, colloque, forum, workshop, soirée, tournoi... etc ) ou support papier ( Livret, rapport d’activité, document institutionnel, affiche, x banner …etc)

  • date et lieu du projet / événement
  • Type de support à produire
  • Descriptif de l’événement / Contenu complet du projet
  • Infos utiles :

    • S’il s’agit d’une déclinaison d’un projet existant, d’une réédition d’événement / une attente précise en terme de visuel

Délais de traitement

des demandes de production graphique

supports

 temps de traitement de demandes
Affiche 3 à 5 jours
X-banner / Roll up 3 à 5 jours
Banderole 3 à 5 jours
Déclinaison support 2 à 5 jours
Flyer 3 à 5 jours
Dépliant 3 à 7 jours
Catalogue / Brochure - 10 pages 7 à 10 jours
Catalogue / Brochure de 10 à 30 pages 10 à 15 jours
Catalogue / Brochure supérieure à 30 pages 15 à 25 jours
Newsletter 7 à 10 jours
Insertion presse 2 à 5 jours
Template Réseaux sociaux 3 à 5 jours
Création de logo / identité visuelle 3 à 5 jours
Badge 1 à 3 jours
Stickers 1 à 3 jours
Attestation / diplôme 3 à 5 jours
Habillage 7 à 20 jours
Personnalisation de goodies promotionnels 3 à 5 jours

Ces délais tiennent compte du temps nécessaire à :

  • La transmission des éléments pour démarrer le projet ;
  • Le maquettage/la proposition graphique ;
  • La validation finale ;
  • L’impression / diffusion

NB : Les weekends et les jours fériés ne sont pas inclus

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à RETENIR

  • Il est impératif d’anticiper votre demande en se référant aux délais mentionnés ci-dessus; dépassé le délai, aucune demande ne sera prise en charge par la direction;
  • Ces délais précisés pourront connaître des variations dépendamment du nombre et / ou volume de projets en cours, l’ordre de priorité et les dates d’échéance des projets;
  • Nécessité d’exprimer le besoin complet en terme de supports dans une seule demande;
  • Les projets sans date d’échéance ne peuvent pas être traités en priorité;
  • Les demandes de la présidence sont prioritaires à tout autre livrable;
  • La direction de communication ne prend pas en charge la conception des présentations. ( exceptées celles de la présidence)
  • Le demandeur est amené à exprimer, suivre et formaliser la demande d'achat selon les procédures en vigueur.

Prise de contact

et identification du besoin

Pour garantir un traitement optimal de la demande, il est important de respecter les consignes ci-après :



Gestion du contenu

  • Il est impératif de fournir le contenu complet avant le démarrage du projet.
  • Le chef du projet est entièrement responsable des contenus fournis ;
  • Le département communication pourrait éventuellement suggérer des modifications si le fond n’est pas adapté à la forme et aider à la relecture ;

Règles et usages

La direction communication reste l'entitée garante de la bonne utilisation de la charge graphique de l'UIR et devra accompagner et conseiller quant aux règles de bonne utilisation ;

Gestion des échanges

  • Toutes les demandes de production graphique doivent être formulées par la/ le collègue en charge de la communication au sein du collège,
  • Tous les échanges doivent se faire via échange de mail afin de garantir un bon suivi de la demande .
  • Les retours doivent être centralisés en un seul envoi avant d’être soumis pour intégration au département communication par mail.
  • Ce circuit d’aller-retour peut être reproduit 3 fois, ce qui signifie que le demandeur aura droit à 3 échanges pour modifier son support (addition / modification du contenu)

Le Briefing

créatif

... Projet d’habillage

  • Le brief créatif est indispensable en amont de tout projet d’habillage de surfaces ;
  • Il appartient au demandeur de proposer une planche de tendances (pistes) pour une meilleure définition des besoins et un meilleur cadrage du projet

... Brochure / rapport

  • Une piste proposée par les équipes de production sera soumise pour validation par le demandeur et qui concernera uniquement la page de couverture et 3 pages de l’intérieur du document.
  • Une fois validé, l’infographiste dupliquera la charte sur le reste du document.

à RETENIR

  • Les supports n’ayant pas été pris en charge par la direction communication devront aussi préalablement être validés par celle-ci avant diffusion;
  • La direction se charge de faire le relais avec le prestataire d’impression.

Rappel

de la charte graphique

DéPARTEMENT

COMMUNICATION

RELATIONS PRESSE

Campagne médiatique

La direction communication est en charge des relations avec les médias et la presse afin d’offrir une meilleure visibilité à l'université dans la presse écrite et audio-visuelle.

Tout au long de l’année, elle est amenée à mener une réelle stratégie auprès de la presse spécialisée et généraliste en mettant en place des actions telles que :

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Campagne radio promotionnelle

qui contribue à accroitre la visibilité des établissements de formation, booster le trafic pour les inscriptions, générer des inscrits..etc
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Campagne radio institutionnelle

afin de renforcer la notoriété de l’université, établissement de formation ou autres.
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Insertion presse

pour un ciblage de proximité (à caractère institutionnel, promotion d’une nouvelle formation …etc)

Communiqué de presse

En fonction des projets, la direction communication pourra vous accompagner dans l’élaboration d’un communiqué de presse ou d’un dossier de presse afin de mettre en avant un événement organisé au sein de l’université.

Il convient de fournir le descriptif complet de l’événement.

DéPARTEMENT

BRAND CONTENT

CAPTATION PHOTO / VIDEO D’UN éVéNEMENT

La direction communication est tenue d’accompagner les différents collèges et directions sur les événements nécessitant une couverture photo ou les vidéos.

Pour une meilleure lecture, 6 possibilités d'accompagnement s'offrent à vous :

  • Prise de photos
  • Couverture vidéo (vidéo intégrale)
  • Best of
  • Live streaming
  • Live Streaming + photos
  • Vidéo intégrale + photos

Prise de contact

et identification du besoin

Pour intégrer votre demande de couverture au planning du département Brand content, il convient de remplir le formulaire ci-après en précisant :

  • Type d’événement

    • Conférence, colloque, forum, workshop, soirée, tournoi... etc

  • date et lieu de l’événement
  • Descriptif de l’événement
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Délais de traitement

des demandes de production graphique

type de couverture

 Délai minimal d’anticipation de vos demandes Délai de livraison
Photos J-3 3 Jours
Vidéo intégrale J-4 3 Jours
Best of J-4 10 Jours
Live streaming J-4 -

à RETENIR

  • Ces délais pourront connaître des variations dépendamment des projets en cours;
  • La demande du live streaming est soumise à l’appréciation de la la directrice de communication;
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PRISE DE PHOTOS DU PERSONNEL

  • Il est impératif que les demandes de prises de photos du personnel soient envoyées par la direction du capital humain accompagnées par le nom et prénom du collaborateur.

  • Les photos prises sont à récupérer directement de la direction du capital humain.

DéPARTEMENT

BRAND CONTENT

projet vidéo

Le département Brand Content peut accompagner les différents collèges et directions pour la conception d’un projet audioviuel ayant pour finalité une communication institutionnelle ou promotionnelle.

Le brief vidéo

Le département Brand Content peut accompagner les différents collèges et directions pour la conception d’un projet audioviuel ayant pour finalité une communication institutionnelle ou promotionnelle.

Délais d’anticipation

de vos demandes

support

 Délai de livraison
Projet de vidéo 20 à 30 jours
+ visionnage avant diffusion
+ 3 jours pour le retour du demandeur

Le délai précisé ci-dessus tient compte du temps accordé au tournage, de l’organisation au sein de l’équipe, des échanges nécessaires entre le département et le demandeur, et le temps que requiert la finalisation de la capsule produite.

à RETENIR

  • Toute demande de tournage est soumise à l’appréciation de la direction communication

DéPARTEMENT

Digital

SITE WEB

C’est à la Direction Communication que revient principalement la gestion du site web de l’Université .

Elle élabore sa politique éditoriale et veille sur sa mise en forme et l’homogénéisation des contenus .

Son rôle est de contrôler aussi les contenus produits en interne par les différentes parties prenantes à savoir les directions et collèges, tant sur le fond que sur la forme, et est responsable de l’alimentation éditoriale du site.

  • Mise à jour éditoriale
  • Modification technique

Mise à jour éditoriale

RUBRIQUE ACTUALITés

Prise de contact

et identification du besoin

La page d'accueil du site web concentre la plus grande part des informations d’actualités. Il s'agit de remontées d’articles, des événements à venir, actualités presse…etc

Les demandes d’actualisation de contenu sont à transmettre à l’adresse suivante :

meryem.khadri@uir.ac.ma

en respectant les consignes ci-après

  • Toutes les demandes de production graphique doivent être formulées par la/ le collègue en charge de la communication au sein du collège,

  • Fournir les informations complètes sur l’actualité à savoir :

    • Descriptif de l’événement
    • Photo moins de 5méga (600x400) / format web

MISE à JOUR DU CONTENU RUBRIQUES

Un site web dont le contenu est régulièrement actualisé nous permettra d'attirer davantage de visiteurs et de faire revenir ceux qui le connaissent déjà mais le plus important de gagner dans le scoring du référencement

Pour ce faire, une actualisation régulière touchant l’ensemble des rubriques se veut indispensable.

Les demandes émanant des différents collèges et directions devront respecter les éléments ci-après :

  • Spécifier le lien de la page à modifier (rajout, remplacement ou suppression du contenu)

  • Fournir le contenu complet à intégrer.

CORPS PROFESSORAL

La demande formulée pour l’intégration du corps professoral au niveau du site web doit contenir les éléments suivants :

  • Photo du collaborateur

  • Nom / Prénom du collaborateur

  • Intitulé du poste

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à RETENIR

  • Il est impératif d’anticiper votre demande en se référant aux délais mentionnés ci-dessus; dépassé le délai, aucune demande ne sera prise en charge par la direction;

Modification technique

Les requêtes concernant les modifications techniques au niveau du site web sont arbitrées par le département digital.

Les acteurs habilités à intervenir sur le site web sont tenus de signaler tout bug constaté au département.

DéPARTEMENT

Digital

Campagne publicitaire

L’élaboration de la campagne digitale consiste à la mise en place et le suivi d’un ensemble d’actions cohérentes visant à renforcer la notoriété et booster la visibilité des différents établissements de formation.

La mise en œuvre est pilotée par le département digital et nécessite un brief avec toutes les parties prenantes (collèges de formations) afin d’examiner les points se présentant comme suit :

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Les enjeux et objectifs de la campagne

(notoriété, vente/leads, engagement…etc)
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Identification de la cible

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Définition des réseaux de la campagne

(facebook, instagram, linkedin..etc)
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Durée de la campagne

(notoriété, vente/leads, engagement…etc)
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Moyen de contact

Il revient au département digital en collaboration avec l’équipe de production de lancer la réflexion sur les supports et annonces à produire pour une bonne stratégie digitale

DÉLAIS D’ANTICIPATION

DE VOS DEMANDES

J-1 mois

DéPARTEMENT

Digital

Campagne E-Mailing

Le département digital pilote l’envoi de campagnes d’emails qui consiste à envoyer un courrier électronique massivement à plusieurs destinataires d’une base de données, de façon ciblée.

Pour un e-mailing efficace, il est fondamental de respecter quelques bonnes pratiques :

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Objet / titre du mail
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Photo à intégrer dans l’e-mailing
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Contenu du mail
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Base de données (cible) composée de contacts qualifiés )
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Définir le mail de réponse
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Bouton de redirection pour optimiser l’impact et l’engagement

DÉLAIS D’ANTICIPATION

DE VOS DEMANDES

J-1

DéPARTEMENT

Digital

Campagne SMS

ll s’agit d’un outil de communication fortement conseillé pour communiquer de manière efficace et rapide auprès de sa cible.

Pour garantir un taux d’ouverture élevé, il est important de respecter les éléments ci-dessous

  • Le message de l’SMS doit être clair et concis afin de capter l’attention de la cible

  • Un SMS peut contenir 160 caractères uniquement avec les espaces inclus

    Lien http://compteur-de-caracteres.com

  • Fournir une base de données qualifiée

DÉLAIS D’ANTICIPATION

DE VOS DEMANDES

J-1

DéPARTEMENT

Digital

DEMANDE DE SPONSORING

Les opérations de sponsoring aident à amplifier vos posts auprès d’une audience spécifique.

Cela vous permet entre autre d’accroître la visibilité et de booster l’engagement du post.

Le sponsoring donne l’option de booster des statuts, des photos, des événements, des vidéos, des lives…etc
Toutes les demandes de sponsoring sont à transmettre au département digital en mentionnant :

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L’objectif du sponsoring

( post, vidéo, photo, événement, live ..etc)
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Date de début / date de fin
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Ciblage

( Age , lieu, données démographiques..)
...

Réseau social

( facebook, instagram, linkedin )
...

Page de diffusion
...

URL de la publication
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Préciser le budget alloué

( se référer au budget pré-établi )

N.B : Le sponsoring des lives est soumis à la validation de la direction communication.

DÉLAIS D’ANTICIPATION

DE VOS DEMANDES

J-2

RéSEAUX

SOCIAUX

CRéER ET DIFFUSER

UNE ACTUALITE SUR LES RéSEAUX SOCIAUX

La Direction Communication se charge de la création de l’actualité sur les différents réseaux sociaux de l’université (Facebook, Instagram, Linkedin).

Pour mettre en avant un contenu, le demandeur est amené à transmettre les éléments ci-après :

  • Descriptif de l’événement

  • Date / lieu de l’événement

  • Intervenants

Après chaque événement, les photos et capsules produites seront transmises au collège concerné pour diffusion sur ses réseaux sociaux.

La direction Communication se chargera du repartage sur la page officielle de l’UIR.

DÉLAIS D’ANTICIPATION

DE VOS DEMANDES

J-2

CRéER UNE PAGE

SUR LES RéSEAUX SOCIAUX

Les demandes de création d’une page sur les réseaux sociaux est centralisée chez la direction communication selon les statuts ci-après :

Direction COM

statut administrateur manager

  • Modifier les paramètres de gestion de la page;

  • Gestion des publications de la page

  • Définir toutes les règles d'interaction (commentaires, envoi de messages privés, etc)

  • Etc...

Demandeur

Statut éditeur

  • Gestion des publications de la page

  • Définir toutes les règles d'interaction (commentaires, envoi de messages privés, etc)

  • Etc...

N.B : L’administrateur est le seul habilité à gérer les paramètres de gestion de la page.

DÉLAIS D’ANTICIPATION

DE VOS DEMANDES

J-3

Événements

de recrutement

Le département promotion Coordonne et met en oeuvre toutes les actions promotionnelles destinées à mettre en évidence l’université et ses différentes offres de formation , et qui s’effectuent sous deux axes :

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Actions en interne

Journée portes ouvertes

Un véritable lieu d’échange pour obtenir des informations sur nos formations, les modalités de candidature et d’inscriptions, découvrir le campus, rencontrer nos équipes pédagogiques et nos étudiants...

NB : Il convient au collège de formation d’exprimer son besoin pour la JPO au département communication à J-7.

UIR LIVE

Accueil des bacheliers pour passer une journée d’immersion au sein du campus de l’UIR:

S’informer sur l’offre de formation;

Visiter le campus;

Activités sportives.

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Actions en externe

forum de lycée

Un forum d’orientation organisé dans les locaux des lycées, destiné aux élèves de terminale

UIR TOUR

Une journée dédiée aux futurs bacheliers afin de les orienter et les informer sur les possibilités de formations académiques proposées par notre Université

Salon d’orientation

Un événement réunissant différents établissements de l’enseignement supérieur ayant pour but de faire connaître les différentes perspectives de carrière afin d’aider les étudiants à bien faire leur choix.

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à RETENIR

  • La direction communication est tenue d’informer l’ensemble des collaborateurs de l’organisation de toutes les actions de promotion à J-5.
  • Pour une meilleure coordination, la liste du staff administratif et professoral et étudiants ambassadeurs mobilisés est à transmettre au département promotion à J-X.